GESTÃO DOCUMENTAL NO ACERVO DA PRO-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO (PROPLAD/FURG)

Resumo

Este trabalho visa aplicar os métodos e princípios da Arquivística ao acervo produzido e/ou acumulado pela Universidade Federal do Rio Grande FURG, mais especificamente na Pró-Reitoria de Planejamento e Administração PROPLAD pelo seu lugar de relevância no desenvolvimento das atividades-meio da instituição. O trabalho justifica-se na necessidade de promover, de acordo com os critérios arquivísticos, a classificação e avaliação dos documentos resultantes das atividades da Pró-Reitoria, responsável do processo de construção do planejamento e da administração necessários ao desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa, extensão e de administração da Universidade. Estas atividades são realizadas pela unidade, mediante ações integradas de gestão, execução orçamentária, registro e execução contábil, de avaliação institucional e gestão documental, em consonância com os objetivos e estratégias estabelecidos nos planos institucionais. O objetivo geral deste trabalho visa implementar a gestão documental, mais especificamente a classificação e a avaliação, no acervo documental da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) com a finalidade de realizar a gestão, preservar a memória da unidade e promover o acesso aos documentos e informações. De natureza aplicada, este estudo de caso utilizou como coleta de informações as pesquisas bibliográfica e documental. Também foram coletadas informações, obtidas através da observação e da análise documental. Assim, foi utilizada a observação assistemática e individual. Esta análise foi realizada através de uma pesquisa direta do objeto estudado e de outros órgãos relacionados com este, que facilitaram seu entendimento. Após sucessivas incorporações ao acervo do Arquivo Geral, somente em 2017 começaram as atividades de classificação dos diferentes setores que compõem a PROPLAD. Devido ao grande volume documental, decidiu-se realizar a classificação e avaliação, utilizando o código de classificação relativo às atividades-meio da Administração Pública e sua tabela de temporalidade correspondente, escolhendo algumas tipologias documentais especificas, considerando suas características. Os documentos estão sendo separados de acordo com a tabela de temporalidade onde, os documentos sem valor secundário (para pesquisa) e que tenham esgotados os prazos de guarda integram uma listagem de eliminação que é encaminhada para a Comissão Permanente de Avaliação da FURG (CPAD/FURG). Esta experiência é a efetiva gestão documental na instituição visando garantir a unicidade e a continuidade das intervenções arquivísticas e promovendo uma política de organização de arquivos. As atividades desenvolvidas promovem a preservação e acesso aos consulentes, dos documentos referentes ao gerenciamento do campus na Universidade Federal do Rio Grande FURG, conforme consta na Lei de Acesso à Informação - LAI.