USO DO MODELO KANBAN NO GERENCIAMENTO DE PROCESSOS

Resumo

Cada vez mais as organizações procuram metodologias e práticas que visem otimizar seus processos, aumentando a produtividade, reduzindo custos e contribuindo para o desenvolvimento mais eficiente da instituição. Desta forma é importante que sejam utilizadas metodologias que facilitem este gerenciamento, dentre os quais podemos mencionar a Business Process Management (BPM). Esta metodologia age no sentido de mapear, modelar e monitorar todos os processos da organização, propondo melhorias na realização dos mesmos. Através dela também é possível implementar ferramentas que auxiliam nesta gestão, através da qual podemos elencar o workflow. Esta ferramenta consiste na automação dos processos de uma organização através da utilização de softwares específicos. Com a utilização do workflow, é possível visualizar e controlar os processos através de kanbans. O Kanban é basicamente um quadro formado por cartões, que representam as etapas que compõe o processo total, agrupados por categorias que representam a etapa atual do processo, bem como informações relevantes de identificação, descrição e situação do processo. A partir destas afirmativas, o estudo objetivou identificar os benefícios da utilização de kanbans na gestão de processos em uma Universidade Comunitária de Ensino Superior (ICES). Através de uma pesquisa descritiva e exploratória e estudo de caso foi possível verificar os benefícios obtidos através da utilização desta ferramenta digital. O objeto do estudo foi o setor de Desenvolvimento organizacional da instituição estudada, o qual tem como uma de suas funções implantar, monitorar e otimizar o fluxo de processos dentro da instituição. Com a presente pesquisa, foi possível observar alguns resultados importantes como melhor visualização do fluxo de cada processo ao passo que anteriormente à automação o protocolo era aberto e não era possível saber qual setor estava diligenciando tal demanda, bem como a atual situação do mesmo. Outro ponto observado foi a possibilidade de ter uma visão ampla e bem definida do fluxo de processos, permitindo um planejamento mais eficiente no que se refere ao sistema de processos da instituição. A utilização dos cartões digitais também permitiu verificar possíveis gargalos no fluxo dos processos bem como estimar o tempo que este ficou em cada setor. Concluiu-se que a utilização de kanbans no gerenciamento de processos é de extrema ajuda, pois permite um maior controle e visão dos acontecimentos, o que resulta em uma instituição mais eficiente e organizada.